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Einzug von Mitgliedsbeiträgen
Sobald ein Mitglied in unitop angelegt ist, wird ein Beitragsvertrag erstellt. In diesem Vertrag werden die wesentlichen Versorgungsbezugsdaten gepflegt. Der Vertrag bildet die Basis zur Erstellung der debitorischen Forderungen. Mit dem Abrechnungslauf werden die Debitoren ins Soll gestellt. Dabei entstehen die relevanten Debitorenposten für die späteren Lastschrifteinzüge.
Die "Art der Bezahlung" ist für den späteren Einzug der Mitgliedsbeiträge besonders relevant. Sie definiert bereits auf Vertragsebene, ob das Mitglied, der Arbeitgeber oder Dritte die Zahlung leisten. Diese Information wird bei der Sollstellung in die Debitorenposten vererbt. Ist die Art der Bezahlung "Arbeitgeber", ist dort außerdem die Debitorennummer des Arbeitgebers sichtbar.
Hinweis
Die Gegenrichtung im Zahlungsverkehr finden Sie unter Auszahlung von Renten und Sozialversicherungsbeiträgen.
Der Beitragseinzug folgt einem festen Ablauf: Ausgehend vom Beitragsvertrag entstehen im Abrechnungslauf Debitorenposten. Die im Vertrag hinterlegte "Art der Bezahlung" steuert, welche Bankverbindung für den Einzug herangezogen wird. Das folgende Diagramm zeigt den vollständigen Prozessablauf inklusive der Bankverbindungsauswahl und der automatischen Stammdatenprüfung.
flowchart LR
BV["Beitragsvertrag\n(Art der Bezahlung)"]
AL["Abrechnungslauf"]
DP["Debitorenposten"]
ZV["Zahlungsvorschlag\nerstellen"]
ADB{"Art der\nBezahlung"}
BM["Bankverbindung\nMitglied"]
BA["Bankverbindung\nArbeitgeber"]
BD["Bankverbindung\nDritte"]
SP{"Stammdaten-\nprüfung OK?"}
FIX["Stammdaten\nbeheben"]
ZVB["Zahlungsvorschlag\nbearbeiten"]
ZD["Zahlungsdatei\nerstellen"]
ZL["Zahllauf\nbuchen"]
BV --> AL --> DP --> ZV --> ADB
ADB -- "Mitglied" --> BM --> SP
ADB -- "Arbeitgeber" --> BA --> SP
ADB -- "Dritte" --> BD --> SP
SP -- Nein --> FIX --> ZV
SP -- Ja --> ZVB --> ZD --> ZL
style BV fill:#fff,stroke:#0098a1,stroke-width:1px,color:#000000
style AL fill:#fff,stroke:#0098a1,stroke-width:1px,color:#000000
style DP fill:#fff,stroke:#0098a1,stroke-width:1px,color:#000000
style ZV fill:#fff,stroke:#0098a1,stroke-width:1px,color:#000000
style ADB fill:#fff,stroke:#425253,stroke-width:1px,color:#000000
style BM fill:#fff,stroke:#0098a1,stroke-width:1px,color:#000000
style BA fill:#fff,stroke:#0098a1,stroke-width:1px,color:#000000
style BD fill:#fff,stroke:#0098a1,stroke-width:1px,color:#000000
style SP fill:#fff,stroke:#425253,stroke-width:1px,color:#000000
style FIX fill:#fff,stroke:#425253,stroke-width:1px,color:#000000
style ZVB fill:#fff,stroke:#0098a1,stroke-width:1px,color:#000000
style ZD fill:#fff,stroke:#0098a1,stroke-width:1px,color:#000000
style ZL fill:#fff,stroke:#0098a1,stroke-width:1px,color:#000000
Zahlungsvorschlag erstellen
Für den Einzug der Beiträge nutzen Sie den in unitop integrierten debitorischen Zahlungsvorschlag. Den Prozess starten Sie über die Suche "Zahlungsvorschläge" mit der Aktion "Debitor Zahlungsvorschlag erstellen".
Eine Einordnung in den Gesamtprozess finden Sie unter Zahlungsverkehr.
Zahlungsvorschlag starten: Wählen Sie die Aktion "Debitor Zahlungsvorschlag erstellen".
Optionen einstellen: In der sich öffnenden Maske können Sie für spezielle Belange Vorfilter setzen oder entsprechende Optionen anpassen.
Hinweis
Unter Zuhilfenahme von Zahlungsvorschlagsvorlagen können gängige Filterungen bereits vordefiniert werden. Der Zahlungsvorschlag kann dann direkt über eine Vorlage gestartet werden. Dies vereinfacht den Prozess der Zahlläufe, insbesondere bei Abwesenheiten der zuständigen Mitarbeiter. Weitere Informationen finden Sie im Continia OPplus Handbuch.
Automatische Stammdatenprüfung
Während der Erstellung des Zahlungsvorschlags prüft unitop automatisch die hinterlegten Stammdaten, beispielsweise die Gültigkeiten und die Vollständigkeit der debitorischen Bankverbindung. Bei einem negativen Prüfergebnis wird im Zahlungsvorschlag ein entsprechender Fehlertext erzeugt.
Die Stammdatenprüfung kann direkt aus dem Zahlungsvorschlag heraus gestartet werden, sodass Sie gezielt in die Stammdatenpflege einsteigen können.
Verarbeitung nach Art der Bezahlung
Bei der Erstellung des Zahlungsvorschlags wird automatisch geprüft, welche "Art der Bezahlung" der jeweilige Debitorenposten innehat. Auf Basis dieser Angabe wird die passende Bankverbindung für den Einzug ermittelt und in den Vorschlag gezogen.
| Option | Beschreibung |
|---|---|
| Mitglied | Der Zahlungsvorschlag veranlasst den Einzug über die Bankverbindung des Debitors. Da die Bank im korrespondierenden Vertrag hinterlegt und in die Debitorenposten vererbt wird, wird diese Bank aus dem Debitorenposten gezogen. Das zugehörige SEPA-Mandat wird im Vorschlag ebenfalls angezeigt. Ist im Debitorenposten keine Bankverbindung vorhanden, sucht unitop automatisch die nächstmögliche gültige Bank des Debitors und trägt diese ein. Wird keine Bankverbindung gefunden, werden Sie über einen entsprechenden Fehlertext darauf aufmerksam gemacht. |
| Arbeitgeber | Der Zahlungsvorschlag veranlasst den Einzug über die Bankverbindung des Arbeitgebers. Die "Arbeitgeber Debitorennummer" ist im Debitorenposten gefüllt; über diese wird die gültige debitorische Bankverbindung des Arbeitgebers gesucht und in den Vorschlag gezogen. Das zugehörige SEPA-Mandat wird im Vorschlag ebenfalls angezeigt. Wird keine Bankverbindung gefunden, werden Sie über einen entsprechenden Fehlertext darauf aufmerksam gemacht. |
| Dritte | Diese Information wird über den Debitorenposten in den Zahlungsvorschlag vererbt. Das im Debitorenposten hinterlegte Bankkonto wird vorgeschlagen. |
Zahlungsvorschlag bearbeiten
Nach der Erstellung haben Sie die Möglichkeit, den Zahlungsvorschlag vor der finalen Ausführung anzupassen.
Zahlungsvorschlag aufrufen: Öffnen Sie über die Suche "Zahlungsvorschläge" und rufen Sie den erstellten Vorschlag auf.
Anpassung durchführen: Folgende Anpassungen sind möglich:
- Änderung des Verwendungszwecks
- Änderung der Lastschriftbankverbindung
- Herausnehmen einzelner Forderungen aus dem Zahllauf
Prüfung: Zur Überprüfung können Sie im Bereich "Zahlungsvorschläge" Zahlungsvorschlagslisten aufbereiten und diese digital oder in Papierform sichten.
Zahlungsdatei erstellen und Zahllauf buchen
Sobald die Bearbeitung abgeschlossen ist und der Zahllauf seinen finalen Zustand erreicht hat, wird je nach Option die Bankdatei erzeugt oder die Übermittlung direkt initiiert. Die Erstellung der Bankdatei berücksichtigt ebenfalls die "Art der Bezahlung" und bereitet die Daten je nach Optionswert entsprechend auf.
Der beschriebene Prozess führt den Lastschrifteinzug bei jedem Arbeitgeber pro Arbeitnehmer einzeln aus. Informationen zum gebündelten Einzug bei Arbeitgebern finden Sie unter Kontoauszugsbearbeitung Arbeitgebersplitt.
Zahlungsdatei erzeugen: Erstellen Sie eine Zahlungsdatei (*.xml), die Sie in Ihrem Bankingprogramm importieren und dort weiterverarbeiten.
Konfipay nutzen: Übermitteln Sie die Beträge alternativ direkt via Konfipay an die Bank.
Hinweis
Begleitende Reports (wie das Zahlungsprotokoll oder die Zahlungsvorschlagsliste) verweisen je nach "Art der Bezahlung" auf das Mitglied mit seinen Stammdaten oder auf den korrespondierenden Arbeitgeber.
Ergebnis: Mit der Buchung des debitorischen Zahllaufes werden in unitop die Forderungen reduziert, die Debitorenposten geschlossen und die Gesamtsumme entweder direkt gegen die Bank oder gegen ein in der Einrichtung hinterlegtes Verrechnungskonto gebucht.
Hinweis
Das Gegenkonto für den Zahllauf wird über die OPplus-Zahlungsbuchungsmatrix als Standardfunktion eingerichtet.