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Umgang mit Hinweisen

Die folgenden Abschnitte beschreiben, wie Sie beim Erfassen eines Verkaufsauftrags einen Hinweis auf ein vorhandenes Verkaufsangebot erkennen, die hinterlegten Konditionen direkt übernehmen und den Bezug zwischen Angebotszeile und Auftragszeile nachvollziehen.

Hinweis auf vorhandenes Verkaufsangebot erkennen und nutzen

Erkennt das System beim Erfassen eines Verkaufsauftrags ein gültiges Verkaufsangebot, erscheint eine Benachrichtigung im oberen Bereich des Belegs. Sie können die Konditionen des Angebots mit einem Klick in die aktuelle Zeile übernehmen.

  1. Verkaufsauftrag erfassen: Legen Sie einen neuen Verkaufsauftrag an und erfassen Sie eine Auftragszeile mit Artikel oder Ressource sowie der gewünschten Menge.

  2. Hinweis prüfen: Das System prüft, ob ein gültiges Verkaufsangebot für diesen Debitor und Artikel vorliegt. Ist dies der Fall, erscheint eine Benachrichtigung im oberen Bereich des Belegs.

  3. Konditionen übernehmen: Klicken Sie auf "Übernehmen". unitop aktualisiert die Auftragszeile automatisch mit den Preisen und Zeilenrabatten aus dem Angebot.

Voraussetzungen für ein gültiges Angebot:

  • Gleicher Verkauf-an-Debitor
  • Gleiche Währung
  • "Gültig bis"-Datum liegt in der Zukunft oder entspricht mindestens dem aktuellen Arbeitsdatum
  • Gleicher Artikel, gleiche Ressource und gleiche Variante
  • Angebotsmenge mindestens so hoch wie die im Auftrag erfasste Menge
Hinweis

Liegt gleichzeitig ein gültiger Rahmenauftrag vor, wird dieser vorrangig berücksichtigt. Das Angebot greift in diesem Fall nicht.

Hinweis

Das Angebot selbst bleibt im System vorhanden und muss gegebenenfalls im Anschluss separat gelöscht und archiviert werden. Die Angebotsnummer wird nicht im Auftragskopf, sondern in der Auftragszeile hinterlegt (siehe Kapitel Bezug zwischen Verkaufsangebot und Verkaufsauftrag nachvollziehen).

Bezug zwischen Verkaufsangebot und Verkaufsauftrag nachvollziehen

Sobald Konditionen aus einem Verkaufsangebot in eine Auftragszeile gelangen, speichert unitop die Herkunft der Auftragszeile. Das gilt, wenn Sie die Konditionen über den Hinweis übernehmen oder ein Verkaufsangebot in einen Verkaufsauftrag umwandeln. So erkennen Sie, aus welcher Angebotszeile eine Auftragszeile stammt. Im Angebot sehen Sie umgekehrt, ob und in welchem Umfang daraus Aufträge erzeugt oder Lieferungen gebucht wurden.

Herkunft in der Auftragszeile

Die Verkaufszeile enthält die Felder "Angebotsnr." und "Angebotszeilennr.". Beide Felder sind standardmäßig ausgeblendet. Blenden Sie die Felder bei Bedarf über die Personalisierung ein. unitop füllt die Felder, wenn

  • Sie ein Verkaufsangebot in einen Verkaufsauftrag umwandeln.
  • Sie im Hinweis "Übernehmen" wählen und die Konditionen des Angebots in die Auftragszeile übernehmen.

Die Angaben bleiben beim Buchen und Archivieren erhalten. Sie stehen auch in gebuchten Verkaufslieferzeilen, Verkaufsrechnungszeilen und Verkaufsgutschriftszeilen sowie in archivierten Verkaufszeilen zur Verfügung. Mehrere Auftragszeilen können sich auf dieselbe Angebotszeile beziehen.

Aufträge und Lieferungen im Angebot einsehen

  1. Angebot öffnen: Öffnen Sie das Verkaufsangebot und markieren Sie die gewünschte Zeile.

  2. Aufträge abrufen: Wählen Sie "Zeile" → "Verknüpfte Dokumente" → "Aufträge". Die Liste zeigt alle Auftragszeilen, die auf der markierten Angebotszeile beruhen.

  3. Lieferungen abrufen: Wählen Sie "Zeile" → "Verknüpfte Dokumente" → "Lieferungen". Die Liste zeigt die gebuchten Lieferzeilen zu dieser Angebotszeile.

Tipp

Prüfen Sie vor dem Löschen oder Archivieren eines Angebots, ob der Kunde daraus bereits bestellt hat. So vermeiden Sie Rückfragen zu einem Angebot, das bereits beauftragt wurde.

Hinweis

Der Bezug wird auf Zeilenebene gespeichert, nicht im Auftragskopf. Beim Kopieren von Belegen wird er nicht übernommen. Eine Ausnahme sind Gutschriften und Reklamationen, die aus einer gebuchten Rechnung oder Lieferung erstellt werden.

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