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E-Mail aus Beleg
Die unitop Kommunikationszentrale ermöglicht den manuellen Belegversand direkt aus dem Beleg heraus. Es stehen vier Versandarten zur Verfügung: E-Mail, Drucken, E-Mail + Drucken und PDF.
Versandarten
Um eine der vier Belegversandarten (E-Mail, Drucken, E-Mail + Drucken, PDF) zu nutzen, gehen Sie wie folgt vor:
Beleg öffnen: Rufen Sie den gewünschten Beleg auf oder erstellen Sie einen neuen.
Menüband aufrufen: Wählen Sie im Menüband der Belegkarte "Weitere Optionen", "Aktionen", "Senden".
Versandart wählen: Unter dem Menüpunkt "Senden" kann zwischen den vier Belegversandarten gewählt werden.
E-Mail öffnen: Es öffnet sich ein E-Mail-Fenster mit Ihrem Beleg. Vervollständigen und bearbeiten Sie Ihre E-Mail wie in üblichen E-Mail-Programmen. Unter "Anhänge" finden Sie den Beleg als PDF-Datei angefügt, sowie, falls von Ihnen eingerichtet, der oder die Belegartenanhänge.
Sender wählen: Wählen Sie bei Bedarf einen alternativen Sender über den AssistEdit (drei Punkte) am Feld "Von". Sie erhalten eine Übersicht der möglichen E-Mail-Konten.
Empfänger wählen: Wählen Sie bei Bedarf einen alternativen Empfänger über den AssistEdit (drei Punkte) am Feld "An". Sie erhalten eine Übersicht der möglichen E-Mail-Adressen, z. B. für den Debitor (im Verkauf oder Service) oder Kreditor (im Einkauf), oder Kontakt (zeigt zusätzlich alle E-Mail-Adressen, die mit dem Unternehmenskontakt zusammenhängen).
CC-Anhänge prüfen: Unter "CC Anhänge" finden Sie weitere Dateien, die für den E-Mail-Versand vorgeschlagen werden. Diese setzen sich zusammen aus den Kopf-, Zeilen- und DMS-Anhängen des zu versendenden Belegs. Um zu kennzeichnen, dass einer der Vorschläge an die E-Mail angehängt werden soll, muss der Haken im Feld "Anhängen" gesetzt sein. Die DMS-Anhänge sind bereits als solche gekennzeichnet. Durch Entfernen des Hakens wird der jeweilige Anhang nicht mit der E-Mail versendet.
Datei hinzufügen: Mit der DropZone können Sie Ihrer E-Mail eine Datei aus Ihrem Datei-Explorer als Anhang hinzufügen. Ziehen Sie die Datei auf die DropZone.
E-Mail senden: Versenden Sie die E-Mail über den Menüpunkt "E-Mail senden".
Versandstatus prüfen: In "Gesendete E-Mails" finden Sie die versendete E-Mail. Im "E-Mail Ausgang" finden Sie E-Mails, dessen Sendungsprozess angestoßen, jedoch die E-Mail, z. B. aufgrund eines Fehlers, nicht übersandt wurde.
Es öffnet sich das Druckmenü, indem weitere Druckeinstellungen vorgenommen werden.
E-Mail + Drucken
In diesem Anwendungsszenario wird aus dem Beleg eine E-Mail erzeugt, welche Sie versenden können. Gleichzeitig wird der PDF-Anhang (Beleg aus der E-Mail) ausgedruckt.
In diesem Anwendungsszenario wird der Beleg als PDF erstellt und heruntergeladen.