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Transfer für Kontakt erstellen und buchen
Mit Hilfe von Transfers überführen Sie Kontakte von einem Zustand in den nächsten. Beispiele hierfür sind: Abfindung, Erstattung, Tod, Überleitung (hin), Nachversicherung, Überleitung (weg), Verrentung. Um einen Transfer eines Kontakts zu erstellen, öffnen Sie die Karte "Transfer Kontakte" über die Suche und klicken auf "Neu". Die folgende Beschreibung unterscheidet sich je nach ausgewählter Transferart.
Voraussetzungen und Felder der Grundeinrichtung finden Sie unter Transfer einrichten. Zur Nachverfolgung gebuchter Schritte nutzen Sie das Transaktionsprotokoll. Falls ein gebuchter Transfer zurückgenommen werden muss, siehe Transfer stornieren.
Transferart Überleitung (hin) / Nachversicherung
Bei diesen Transfertypen findet ein Umzug zum eigenen Versorgungswerk hin statt. Die Nachversicherung ist hierbei eine gesonderte Art der Überleitung. Sie wird genutzt, wenn eine Person aus dem öffentlichen Dienst in ein Versorgungswerk wechselt und der Anspruch in das Versorgungswerk überführt wird. Primär unterscheidet sich die Nachversicherung von der "Überleitung (hin)" in der internen Berechnung, welche individuell von der Satzung abhängig ist.
Transferart auswählen: Wählen Sie als Transferart "Überleitung (hin)" bzw. "Nachversicherung". Die Karte wird im Anschluss um Transferzeilen und ein gleichnamiges Register erweitert.
Registerdaten erfassen: Im Register "Überleitung (hin) / Nachversicherung" tragen Sie zwingend Versorgungswerknummer, -name, einen Tarifcode und den Zeitraum der Zugehörigkeit bei dem vorherigen Versorgungswerk ein. Ergänzen Sie ebenso alle weiteren Felder.
Zeilen vorschlagen: Sobald Sie die Daten "Von-Datum" und "Bis-Datum" eingetragen haben, erscheint ein Dialogfenster. Entscheiden Sie, ob für diesen Transfertyp Zeilen vorgeschlagen werden sollen. Bestätigen Sie mit "Ja". Alternativ klicken Sie auf "Prozess" und "Zeilen vorschlagen". Passen Sie die Zeilen nach Bedarf an.
Anwartschaftspunkte berechnen: Um Anwartschaftspunkte zu berechnen, klicken Sie im Menü unter "Prozess" auf den gleichnamigen Unterpunkt.
Status aktualisieren: Aktualisieren Sie den Status im Menü unter "Prozess".
Transfer buchen: Um den Transfer zu buchen, klicken Sie im Menü auf "Buchen" und den gleichnamigen Unterpunkt. unitop erzeugt automatisch einen Transfer-Vertrag und bucht die Beiträge in die Finanzbuchhaltung.
Transferart Überleitung (weg)
Bei diesem Transfertyp wird ein Kontakt beispielsweise in ein Versorgungswerk eines anderen Bundeslandes transferiert.
Transferart auswählen: Wählen Sie als Transferart "Überleitung (weg)". Die Karte wird im Anschluss um Transferzeilen und ein gleichnamiges Register erweitert.
Allgemeine Daten ergänzen: Ergänzen Sie unter "Allgemein" alle fehlenden Informationen.
Übergabedaten erfassen: Unter "Überleitung (weg)" ergänzen Sie die neue Versorgungswerknummer und den Code für das Bankkonto des Versorgungswerks für den Transfer.
Zeilen vorschlagen: Klicken Sie im Menü "Prozess" und "Zeilen vorschlagen". Anhand der gebuchten Posten ermittelt unitop für Sie die Werte, die an das neue Versorgungswerk übermittelt werden sollen. Das Ergebnis finden Sie in den Zeilenvorschlägen.
Status aktualisieren: Aktualisieren Sie den Status, indem Sie auf "Prozess" und "Status aktualisieren" klicken.
Transfer buchen: Im Anschluss buchen Sie den Transfer über den gleichnamigen Menüpunkt.
Der zugehörige Vertrag besitzt jetzt den Status "Abgeschlossen" und enthält ein aktualisiertes "Bis Datum". Die Anwartschaften weisen nun negative Gegenposten auf, da Beträge an die Bank des anderen Versorgungswerks übergeleitet bzw. gebucht wurden.
Transferart Verrentung
Bei diesem Transfertyp wird ein Kontakt zum Leistungsempfänger. Die Rente soll ausbezahlt werden.
Transferart auswählen: Wählen Sie als Transferart "Verrentung". Die Karte wird im Anschluss um Transferzeilen und ein gleichnamiges Register erweitert.
Allgemeine Daten ergänzen: Ergänzen Sie unter "Allgemein" alle fehlenden Informationen.
Rentenart auswählen: Im Register "Verrentung" wählen Sie aus dem Lookup eine Rentenart und bestimmen zusätzlich, ob eine Abfindung möglich ist.
Prozessschritte durchführen: Im Menüband unter "Prozess" gehen Sie der Reihe nach alle einzelnen Prozessschritte durch:
- Zeilen vorschlagen und gegebenenfalls Zeilen anpassen.
- Rentenverträge erstellen – für die gelisteten Zeilen wird ein Rentenvertrag erstellt und verknüpft. Als Basis für die Erstellung des Rentenvertrags dient die Vorlage, welche in der "Transfer Kontakt Einrichtung" im Reiter "Verrentung" eingerichtet ist ("Vertrag Vorlagencode Verrentung").
- Rentenberechnung – der Rentenbetrag wird errechnet und eine laufende Nummer hinzugefügt.
- Status aktualisieren, um diesen freizugeben.
- Zu Versorgungsempfänger umwandeln.
- Sonderfall für Pensionskassen: In Abfindungstransfer umwandeln.
Der zugehörige Beitragsvertrag besitzt jetzt den Status "Abgeschlossen" und enthält ein aktualisiertes "Bis Datum". Die Anwartschaften weisen nun negative Gegenposten auf.
Die dabei erzeugten Rentenverträge können Sie unter Rentenvertrag anlegen nachvollziehen; die spätere Auszahlung erfolgt über Auszahlung von Renten und Sozialversicherungsbeiträgen.
Transferart Tod
Ist ein Kontakt verstorben, erstellen Sie einen neuen Transfer Kontakt mit der Transferart "Tod". Tragen Sie alle weiteren relevanten Daten (mit Stern markiert) in die Felder ein. Im unteren Register "Tod" ergänzen Sie das Sterbedatum.
Die folgenden Schritte sind nur dann auszuführen, wenn ein hinterbliebener Kontakt existiert:
Hinterbliebenen Kontakt erstellen: Klicken Sie im Menü auf "Prozesse" und "Hinterbliebenen Kontakt erstellen", falls ein Hinterbliebener hinterlegt werden soll. Ergänzen Sie die nötigen Daten für den neuen Kontakt.
Zeilen vorschlagen: Im nächsten Schritt wählen Sie "Prozess" und "Zeilen vorschlagen", sodass für jeden hinterbliebenen Kontakt automatisch vom System eine Zeile erstellt und mit den kontaktspezifischen Daten gefüllt wird.
Rentenvertrag erstellen: Erstellen Sie einen neuen Rentenvertrag für jede Hinterbliebenen-Zeile, indem Sie den gleichnamigen Menüpunkt wählen. Bestätigen Sie mit "Ok". Diesen finden Sie in den Zeilen wieder und können hieraus den Vertrag öffnen und gegebenenfalls anpassen.
Rentenberechnung starten: Starten Sie die Rentenberechnung ebenfalls über den Menüpunkt "Prozess". In den Zeilen können Sie im Anschluss den ermittelten "Rentenbetrag" entnehmen. Der Betrag wird anhand der Anwartschaften und dem Tarif der Verträge ermittelt.
Die folgenden Schritte gelten für alle. Wenn keine Hinterbliebenen existieren, fahren Sie ebenfalls hier fort:
Status aktualisieren und buchen: Über "Prozess", "Status aktualisieren" geben Sie den Status frei und buchen im Anschluss, über den gleichnamigen Menüpunkt, den Transfer.
Ergebnis prüfen: In der Karte des verstorbenen Kontaktes wird das Sterbedatum automatisch hinterlegt. In den zugehörigen Rentenverträgen wird das "Bis Datum" hinzugefügt und der Status auf "Geschlossen" gestellt (die Benamung variiert je nach Einrichtung der Statusvorlagen). Gleichzeitig wird, sofern Hinterbliebene vorhanden sind, der neue Rentenvertrag des Hinterbliebenen auf den Status "Freigegeben" gesetzt, sodass ab sofort Renten gebucht werden können.
Transferart Erstattung
Transfer erstellen: Soll ein Kontakt eine Erstattung erhalten, erstellen Sie einen neuen Transfer Kontakt mit der Transferart "Erstattung".
Daten eintragen: Tragen Sie alle weiteren relevanten Daten (mit Stern markiert) in die Felder ein. Im Register "Erstattung" wählen Sie die Debitorennr. und das Debitor-Bankkonto aus, auf das die Erstattung erfolgen soll.
Zeilen vorschlagen: Im nächsten Schritt wählen Sie "Prozess" und "Zeilen vorschlagen".
Status aktualisieren und buchen: Über "Prozess", "Status aktualisieren" geben Sie den Status frei und buchen im Anschluss, über den gleichnamigen Menüpunkt, den Transfer.
Ergebnis prüfen: Nachdem eine Erstattung gebucht wurde, wird der zugehörige Vertrag automatisch geschlossen, die Anwartschaft der Verträge wird auf null Punkte gesetzt. Außerdem werden für die Erstattungsbeträge aus den Zeilen Kreditorenposten gebildet; hier wird zusätzlich die Transfernummer sowie das im Transfer angegebene Bankkonto hinterlegt.
Hinweis
Ausschließlich beitragszahlende Mitglieder können eine Erstattung erhalten, für Versorgungsempfänger gilt dies nicht.
Transferart Abfindung
Versorgungsempfänger können eine Abfindung, also eine Einmalzahlung erhalten. Die Berechnung der Abfindung ist satzungs-/tarifabhängig.
Transfer erstellen: Soll ein Kontakt eine Abfindung erhalten, erstellen Sie einen neuen Transfer Kontakt mit der Transferart "Abfindung".
Daten eintragen: Tragen Sie alle weiteren relevanten Daten (mit Stern markiert) in die Felder ein. Im Register "Abfindung" wählen Sie die Rentenart aus.
Zeilen vorschlagen: Im nächsten Schritt wählen Sie "Prozess" und "Zeilen vorschlagen".
Rentenvertrag erstellen: Erstellen Sie über "Prozess" einen Rentenvertrag, der als Basis für die Ermittlung der Abfindung fungiert, und starten Sie ebenfalls über das Menüband die Rentenberechnung.
Abfindung berechnen: Klicken Sie unter "Prozess" auf "Abfindung berechnen". In den Zeilen wird der Abfindungsbetrag eingefügt.
Status aktualisieren und buchen: Sofern Sie den Status über das Menüband aktualisiert bzw. freigegeben haben, buchen Sie über den gleichnamigen Menüpunkt die Abfindung. Nachdem eine Abfindung gebucht wurde, wird der zugehörige Vertrag automatisch geschlossen. Außerdem werden für die Abfindungsbeträge aus den Zeilen Kreditorenposten gebildet.
Barwertfaktor einrichten
Mit dem Barwertfaktor ordnen Sie einem Tarifcode den entsprechenden Faktor sowie Angaben zu Geschlecht und Alter hinzu. In der Karte wählen Sie zusätzlich, ob es sich beim ausgewählten Tarifcode um eine Abfindung handelt.