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Excel-Austausch und Split bestätigter Containermengen
Der Lieferant kann Rückmeldungen zu einer Bestellung strukturiert über eine Excel-Datei übermitteln. Dazu wird aus der Einkaufsbestellung eine Excel-Datei exportiert, vom Lieferanten ausgefüllt und anschließend wieder importiert. Neben den Angaben zu Preis, Frachtkosten und Bemerkung kann der Lieferant je Bestellzeile eine Finale Containernr. und eine Bestätigte Containermenge zurückmelden. Ist die bestätigte Menge kleiner als die Restmenge der Bestellzeile, kann die Zeile anhand der "Bestätigten Containermenge" gesplittet werden. Beim Zuweisen der Bestellzeilen zu einem Cargo ist die "Finale Containernr." sichtbar und kann als Filter genutzt werden.
Ablauf im Überblick
Excel exportieren: Exportieren Sie die Excel-Datei aus einer Einkaufsbestellung oder für mehrere Bestellungen gemeinsam aus der Liste "Einkaufszeilen".
Rückmeldung einlesen: Importieren Sie die vom Lieferanten ausgefüllte Datei. Die "Finale Containernr." und die "Bestätigte Containermenge" stehen danach in den Bestellzeilen.
Zeilen splitten: Ist die "Bestätigte Containermenge" kleiner als die Restmenge, splitten Sie die Zeilen anhand der bestätigten Menge.
Cargo erstellen: Beim Zuweisen der Bestellzeilen zu einem Cargo sehen Sie die "Finale Containernr." und können danach filtern.
Hinweis
Der Excel-Austausch steht auch in den Einkaufsanfragen der Masteranfrage zur Verfügung. Wie Sie die Excel-Vorlage mit einer Anfrage versenden, ist unter Einkaufsanfragen auf Knopfdruck erstellen und senden beschrieben. Wie Sie die Rückmeldung in die Einkaufsanfrage importieren, ist unter Angebote in der Einkaufsanfrage erfassen beschrieben. Die dort beschriebenen Felder EK-Preis, Frachtkosten und Bemerkung zur Zeile werden auch beim Import in die Einkaufsbestellung übernommen.
Felder in den Bestellzeilen
Die folgenden Felder stehen in den Bestellzeilen und in der Liste "Einkaufszeilen" zur Verfügung.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Finale Containernr. | Gibt die vom Lieferanten bestätigte Containernummer der Bestellzeile an. Das Feld wird beim Excel-Import gefüllt und kann manuell erfasst werden. |
| Bestätigte Containermenge | Gibt die vom Lieferanten bestätigte Menge der Bestellzeile an, die in dem Container geliefert wird. Das Feld wird beim Excel-Import gefüllt und kann manuell erfasst werden. |
Hinweis
Mit der "Finalen Containernr." und der "Bestätigten Containermenge" ist keine weitere Logik verbunden. Insbesondere wird die Bestellzeile dadurch keinem Cargo automatisch zugeordnet.
Excel-Datei exportieren
Funktion aufrufen: Öffnen Sie die Einkaufsbestellung und wählen Sie "Funktionen" und "Excel Datei exportieren".
Datei prüfen: Die Excel-Datei wird erstellt und als Anhang an der Bestellung abgelegt. Sie ist für den Versand an den Lieferanten vorgesehen.
Die Excel-Datei enthält alle Bestellzeilen vom Typ Artikel und Ressource mit den folgenden Spalten.
- Belegart, Belegnr. und Zeilennr.
- Typ und Nr.
- Menge
- Beschreibung und Beschreibung 2
- Artikelreferenznr.
- Bemerkung
- EK-Preis
- Frachtkosten
- Finale Containernr.
- Bestätigte Containermenge
Der Export ist auch belegübergreifend aus der Liste "Einkaufszeilen" möglich. Markieren Sie dazu die gewünschten Zeilen und wählen Sie "Aktionen" und "Excel Datei exportieren". Die Datei enthält ausschließlich die markierten Zeilen.
Hinweis
Damit die Zeilen beim Import wieder zugeordnet werden können, dürfen Belegnr. und Zeilennr. in der Excel-Datei nicht verändert werden.
Excel-Datei importieren
Der Lieferant trägt seine Rückmeldung in die Excel-Datei ein – darunter die "Finale Containernr." und die "Bestätigte Containermenge" je Zeile.
Funktion aufrufen: Öffnen Sie die Einkaufsbestellung und wählen Sie "Funktionen" und "Excel Datei importieren".
Datei auswählen: Wählen Sie die vom Lieferanten ausgefüllte Excel-Datei aus.
Ergebnis prüfen: Die Angaben des Lieferanten werden in die Bestellzeilen übernommen. Prüfen Sie die übernommenen Werte auf Vollständigkeit und Plausibilität.
Der Import ist auch belegübergreifend in der Liste "Einkaufszeilen" möglich. Wählen Sie dazu "Aktionen" und "Excel Datei importieren". Eine Zeilenmarkierung ist hierfür nicht erforderlich.
Beim Import werden folgende Angaben in die Bestellzeilen übernommen.
- Finale Containernr.
- Bestätigte Containermenge
- EK-Preis, Frachtkosten und Bemerkung (siehe Angebote in der Einkaufsanfrage erfassen).
Hinweis
Die Bestellung muss für den Import den Status "Offen" haben. Setzen Sie eine freigegebene Bestellung vor dem Import auf "Offen" und geben Sie sie danach wieder frei. Beim Import aus der Liste "Einkaufszeilen" gilt dies für jede betroffene Bestellung.
Hinweis
Wird die Excel-Datei in der Einkaufsbestellung importiert, muss die Belegnr. in der Datei zur geöffneten Bestellung passen. Andernfalls wird der Import mit der Meldung "Excel Datei enthält eine falsche Belegnummer." abgebrochen. Weicht der Aufbau der Datei vom exportierten Format ab, erscheint die Meldung "Format of excel file is invalid. Please use the original exported format." Verwenden Sie in diesem Fall die ursprünglich exportierte Datei.
Bestätigte Containermengen splitten
Ist die "Bestätigte Containermenge" kleiner als die Restmenge der Bestellzeile, können Sie die Zeile splitten. Die "Bestätigte Containermenge" bleibt dabei als Menge in der ursprünglichen Zeile. Die verbleibende Restmenge wird in eine neue Einkaufszeile übernommen.
Beispiel: Die Bestellzeile enthält eine Restmenge von 100 Stück. Der Lieferant bestätigt 80 Stück. Nach dem Split enthält die ursprüngliche Zeile 80 Stück und die neue Zeile 20 Stück.
Die "Finale Containernr." und die "Bestätigte Containermenge" bleiben ausschließlich in der ursprünglichen Zeile erhalten. In der neuen Zeile sind beide Felder leer.
Im Unterschied zur Funktion Zeilen splitten müssen Sie zuvor keine Menge im Feld "Menge akt. Lieferung" erfassen. Die Funktion ist auch für Lagerorte möglich, bei denen ein Wareneingang erforderlich ist.
Hinweis
Die Bestellung muss für den Split den Status "Offen" haben. Setzen Sie eine freigegebene Bestellung vor dem Split auf "Offen" und geben Sie sie danach wieder frei. Beim Split aus der Liste "Einkaufszeilen" gilt dies für jede betroffene Bestellung.
In der Einkaufsbestellung
Zeilen markieren: Markieren Sie in den Bestellzeilen die Zeilen, die Sie splitten möchten.
Funktion aufrufen: Wählen Sie "Zeile", "Funktionen" und "Bestätigte Containermengen splitten".
Rückfrage bestätigen: Bestätigen Sie, dass die Restmenge oberhalb der bestätigten Containermenge für die markierten Zeilen in neue Einkaufszeilen gesplittet wird.
Ergebnis prüfen: Prüfen Sie die Meldung zum Ergebnis (siehe unten) und die Mengen in den Bestellzeilen.
In der Liste "Einkaufszeilen"
In der Liste "Einkaufszeilen" können Sie Zeilen aus mehreren Bestellungen in einem Schritt splitten.
Zeilen markieren: Markieren Sie die Einkaufszeilen, die Sie splitten möchten.
Funktion aufrufen: Wählen Sie "Aktionen" und "Bestätigte Containermengen für markierte Zeilen splitten".
Rückfrage bestätigen: Bestätigen Sie die Rückfrage.
Ergebnis prüfen: Prüfen Sie die Meldung zum Ergebnis und die Mengen in den Einkaufszeilen.
Hinweis
Die Funktion "Bestätigte Containermengen für markierte Zeilen splitten" befindet sich in der Liste "Einkaufszeilen" im Menü "Aktionen" unter "Weitere Optionen". Sie ist in der Aktionsleiste nicht hervorgehoben.
Verhalten bei den markierten Zeilen
| Zeile | Verhalten |
|---|---|
| Zeile ohne Bestätigte Containermenge | Die Zeile wird übersprungen und nicht verändert. |
| Zeile ohne Restmenge | Die Zeile wird übersprungen und nicht verändert. |
| Zeile, deren Bestätigte Containermenge der Restmenge entspricht | Die Zeile wird übersprungen, da keine Restmenge zu splitten ist. |
| Zeile, deren Bestätigte Containermenge kleiner als die Restmenge ist | Die Zeile wird gesplittet. Die bestätigte Menge bleibt in der Zeile, die Restmenge wird in eine neue Einkaufszeile übernommen. |
| Zeile, deren Bestätigte Containermenge größer als die Restmenge ist | Der gesamte Vorgang wird abgebrochen. Es wird keine Zeile verändert. Die Fehlermeldung nennt die Bestellung und die Zeilennummer. |
| Zeile mit negativer Bestätigter Containermenge | Der gesamte Vorgang wird abgebrochen. Es wird keine Zeile verändert. Die Fehlermeldung nennt die Bestellung und die Zeilennummer. |
Wird ein Fehler gemeldet, korrigieren Sie die Menge in der genannten Zeile oder entfernen Sie die Zeile aus der Markierung und starten Sie die Funktion erneut.
Ein erneuter Aufruf verändert bereits gesplittete Zeilen nicht, da die "Bestätigte Containermenge" dann der Restmenge der ursprünglichen Zeile entspricht.
Zeilen mit Cargo-ID
Sind den markierten Zeilen Cargo-IDs zugeordnet, öffnet sich wie bei der Funktion Zeilen splitten ein Auswahlfenster. Legen Sie darin fest, ob die neue Zeile eine neue Cargo-ID, dieselbe Cargo-ID oder keine Cargo-ID erhält.
Hinweis
Markierte Zeilen mit unterschiedlichen Cargo-IDs können nicht gemeinsam gesplittet werden. Splitten Sie diese Zeilen in getrennten Durchläufen.
Meldung zum Ergebnis
Nach dem Split erscheint eine Meldung mit der Anzahl der gesplitteten Zeilen, der Anzahl der Zeilen ohne "Bestätigte Containermenge" sowie der Anzahl der Zeilen ohne zu splittende Restmenge. Diese Zeilen wurden übersprungen.
Wurde den gesplitteten Zeilen eine Cargo-ID zugeordnet, erscheint zusätzlich ein Hinweis, wie viele der markierten Zeilen in die Cargo-ID gesplittet wurden.
Finale Containernr. beim Zuweisen zu einem Cargo nutzen
Beim Zuweisen von Bestellzeilen zu einem Cargo zeigt die Übersicht "Cargo Bestellzeilen zuweisen" die Spalten "Finale Containernr." und "Bestätigte Containermenge" an. Haben Sie die Lieferantenrückmeldung zuvor per Excel importiert, können Sie in dieser Übersicht nach der "Finalen Containernr." filtern und zusammengehörige Bestellzeilen gezielt auswählen.
Die Übersicht öffnet sich, wenn Sie im Cargo Cockpit einen neuen Cargo anlegen oder in einem bestehenden Cargo "Bestellzeilen abrufen" wählen (siehe Cargos verwalten).